Was ist ein Integriertes Managementsystem (IMS)?

Integriertes oder Integratives Managementsystem, IMS – was ist das überhaupt? Was kann es und warum sollte jede Organisation eines haben?

Ein Integriertes Management System beschreibt allgemein ein System, das mehrere Anforderungen vereint oder abbildet – Anforderungen (meist aus Normen und Verordnungen abgeleitet) werden also integriert dargestellt und/oder abgewickelt. Die Herausforderung besteht darin, das System so zu gestalten, dass man überhaupt in der Lage ist, verschiedene Anforderungen zu integrieren. Warum aber der Aufwand?

Eine „Bibliothek“ für die Organisation: Managementsystem einführen

Die Idee ist so einfach wie genial: Eine sauber geordnete, übersichtliche Bibliothek, wir schnappen uns den Büchertrolley, laufen durch die Regale und nehmen uns jedes Buch, das für unseren jetzigen Bedarf relevant ist. Und wenn wir fertig sind, legen wir alles wieder an Ort und Stelle zurück. Integrierte Managementsysteme bewerkstelligen letztlich genau das: die Bibliothek ist nur kein Raum, sondern ein digitales Tool und für alle Mitarbeiter jederzeit nutzbar.

Vielfältige Regelungslandschaft und die Suche nach Effizienz

Es braucht keinen Propheten, noch nicht einmal einen besonders aufmerksamen Beobachter, um zu sehen, dass sich die Regelungslandschaft tendenziell zu einem Mehr an Regeln entwickelt: immer mehr Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen, mit unterschiedlichen Sichtweisen, von nationaler und immer häufiger internationaler Relevanz. Da gibt es aus dem Bereich Qualitätsmanagement die Anforderung, nach ISO 9001 zertifiziert zu sein. Wir sprechen von Anforderungen aus den Datenschutzbestimmungen, dem Arbeitsschutz, aber auch über Themen wie Risikomanagement, Nachhaltigkeit oder Umweltmanagement. Hinter diesen Begriffen stecken eine Vielzahl an Abläufen und Prozessen, die es zu regeln gilt – möglichst effizient in einem Gesamtsystem, dem Integrierten Managementsystem.

Gemeinsamkeiten erkennen und nutzen

Eine Vielzahl von regulativen oder auch normativen Anforderungen haben sehr große Schnittmengen. Egal wo man hinguckt, da heißt es immer: „Die Führung / Unternehmensleitung muss …“  … z. B. gewisse Prozesse festlegen, gewisse Dinge schriftlich dokumentieren (Wie werden Belege geprüft?, Welche IT-Systeme hat man?, Welche Vier-Augen-Prinzipien gibt es? usw.). Das sind vielfach Themen, die nicht nur einmal auftauchen, sondern uns in verschiedenen Zusammenhängen immer und immer wieder begegnen. Gebündelt in einem IMS, sind Organisationen in der Lage, alle Anforderungen – bei Bedarf nach Themen gefiltert – aus diesem einen System zu bedienen. Das ist noch nicht mal innovativ oder besonders smart, sondern einfach nur logisch: Oder wie kann ich ein Unternehmen mit mehreren Systemen parallel und dennoch verlustfrei managen?

Integriertes Managementsystem schafft Ruhe und Ordnung im täglichen Business

Um effizient zu sein, braucht es ein System, das mich als Organisation in die Lage versetzt, alle Anforderungen aus diesem einen System zu bedienen. Wenn wir wissen, wo unsere Informationen liegen, wie wir diese dem System entnehmen oder mit anderen kombinieren können, um Antworten auf unterschiedliche Fragen zu bekommen, dann sind wir relativ effizient unterwegs. Ganz nebenbei schafft es schafft Ruhe und Ordnung im täglichen Business. Eine Ordnung, die es wiederum braucht, um sich mit „neuen“ Themen wie Agilität, New Work, Nachhaltigkeit,  Lean, Big Data, Digitale Transformation, die uns tagtäglich begegnen, auch adäquat beschäftigen zu können – ohne dabei Schieflagen zu kreieren, die früher oder später dann wieder das tägliche Doing negativ beeinflussen. Integrierte Managementsysteme, die darin enthaltenen Standards, Leitlinien und Werte, bedienen also nicht nur ihren Selbstzweck, sondern fungieren darüber hinaus als stabilisierender Faktor.

Integriertes oder Integratives Managementsystem?

Im Sprachgebrauch tauchen – ohne deutlich erkennbares Muster – die Begrifflichkeiten Integriertes und Integratives Managementsystem auf. Eine stringente Differenzierung herrscht dabei indes nicht. Während „integrativ“ zwar mehr den Prozess, „integriert“ eher den Endzustand beschreibt, werden beide Typen parallel zueinander verwendet.