Vielzahl normativer und regulativer Anforderungen meistern

Wie (er)schaffe ich ein Integriertes Managementsystem?

Ob Wunsch oder nicht: In der Praxis ist es tatsächlich so, dass jede Organisation normativen und regulativen Anforderungen entsprechen muss. Arbeits- oder Datenschutz, Qualitätsmanagement und je nach Betätigungsfeld zahlreiche weitere Regularien zaubern wohl den wenigsten Führungskräften ein Grinsen ins Gesicht. Trotzdem: Es muss irgendwie geregelt sein. Am liebsten natürlich effizient.

Harmonisierte Struktur der ISO-Normen als Grundlage nutzen

Das „Schöne“ ist mittlerweile, dass die internationalen Standards (ISO-Normen) eine harmonisierte Struktur aufweisen. Das heißt, alle ISO-Normen bauen perspektivisch auf der gleichen Titelstruktur auf. Kapitel 4.1. adressiert demnach bei allen Normen – ob ISO 9001, 14001, 27001, 45001 oder 50001 – immer den Kontext einer Organisation. Das macht die Bearbeitung zwar längst nicht trivial, erleichtert aber ungemein das Handling. Spinnen wir den Gedanken der harmonisierten Struktur weiter, gelangt man (fast) automatisch an den Punkt, alle Systeme ineinander zu vereinen. Das IMS als Weiterführung der harmonisierten Struktur, wenn man so möchte.

 Der Schritt von einzelnen, parallelen Systemen hin zum integrierten

Organisationen, die Systeme parallel betreiben, betreiben sie üblicherweise auf „traditionelle“ Art und Weise. Das heißt, Dokumente innerhalb einer Norm, werden an einem bestimmten Ort abgelegt: ein Verzeichnis für ISO 9001, ein Verzeichnis für die DSGVO usw. – jedes Verzeichnis für sich gespeist mit den entsprechend relevanten Inhalten. Auf den ersten Blick wirkt das alles fein säuberlich und geordnet. Was jedoch dabei verloren geht, sind die Zusammenhänge, Schnittmengen und Berührungspunkte. Genau hier setzt das IMS an: keine separaten Systeme, vielmehr sind die Informationen einfach und in ihrer Gänze hinterlegt – kategorisiert oder katalogisiert und über eine Wiki-Plattform (copiki) zusammengeführt. Informationen suchen, Prozesse nachvollziehen, Zusammenhänge erfahren, funktioniert dank der Wiki-Technologie spielend einfach: Suchbegriff eingeben, Vorschläge erhalten und innerhalb des Systems via Link von einem zum anderen springen. Und so suchen wir ja heute auch Informationen – die Wikipedia machts vor. Oder wer möchte sich lieber durch einzelne Verzeichnisse klicken?

Differenzieren und priorisieren

Je nachdem, welche Anforderungen von extern und intern vorliegen, gilt es bei der Zusammenführung in ein IMS zwischen Must-have und Nice-to-have zu differenzieren. Must-haves bilden die Basis und sind in ihrer Existenz sowie ihrem Stellenwert indiskutabel. Die große Herausforderung liefern die Nice-to-haves: Was ist leistbar, was überdenke ich grundlegend, wie übe ich mich in der Kunst des Weglassens, ohne dabei andere Prozesse negativ zu beeinflussen? Die Lösung liegt in einer sauberen, objektiven Priorisierung. Denn am Ende des Tages dürfen sich Unternehmen trotz aller internen Themen nicht zu sehr mit sich selbst beschäftigen.

Effizienz auf dem Weg zum IMS

Kein Ergebnis ohne Fleiß: Der Prozess des Zusammenführens umfasst das Sichten von vorhandenen Informationen und Strukturen, Zugehörigkeiten auszuwerten, Dopplungen auszusortieren und das letztliche Einspeisen in das zentrale System. In wenigen Jahren – wir sehen derzeit alle den raschen Vormarsch von GPT, Jasper und Co. – ist dieser Schritt eventuell eine Aufgabe für die KI. Heute geschieht das überwiegend händisch und (leider noch) nicht von alleine. Um effizient zu verfahren, gilt es deshalb, die genaue Zielsetzung im Auge zu behalten. Beziehungsweise vorab überhaupt erst zu erkennen „Was ist meine konkrete Zielsetzung?“. Brauchen Organisationen ein IMS oder evtl. auch ein zertifiziertes IMS, nur um den Nachweis für Lieferaufträge zu führen, sollte der Aufwand überschaubar bleiben. Besteht hingegen die Notwendigkeit, Prozesse zu organisieren und dadurch Mitarbeiter einzubeziehen, bedarf es eines deutlich umfangreicheren Ansatzes. Eine zentrale Frage, ausgerichtet an den individuellen Bedarfen einer Organisation, lautet daher immer: Wie viel Aufwand möchte ich investieren? Ob Minimallösung oder umfassende Prozessintegration: Wichtig ist, eine möglichst effiziente Vorgehensweise zu wählen. Damit nicht nur das Ergebnis überzeugt, sondern auch der Aufwand dorthin lohnt.

Die vier Kundenphasen des mib

zur Etablierung eines IMS