Es kann nur eines geben! Mehr Überblick im IMS und Wiki-Technologie

Es kann nur eines geben! Oder suchen Sie gerne an verschiedensten Stellen – in einem Sammelsurium aus zig Papierakten oder leidlich digitalisiert – nach Vorgängen und Prozessbeschreibungen? Wer seine Organisation nicht nur gut, sondern vor allem effizient managen möchte, braucht genau EIN Managementsystem! Eines, das alles bündelt. Das Übersicht bietet. Das integriert und integrativ wirkt. Kurz: ein Integriertes Managementsystem (IMS). Für die intuitive, digitale Nutzbarkeit sorgt unterdessen die Wiki-Technologie.

Tradition vs. das nächste Audit
Natürlich können Organisationen mehrere Systeme parallel betreiben. Oder Prozessbeschreibungen im Aktenschrank verstauben lassen, weil niemand sich die Mühe macht, den Ordner durchzuwälzen. Aber wozu? Weil es früher nicht anders ging? Weil es sich so eingeschlichen hat? Fakt ist: Diese „traditionelle“ Art frisst unheimlich viel Ressourcen, birgt die Gefahr von Wissensverlust und Mitarbeitende haben oft schlichtweg weder Zeit noch Lust, sich durch unzählige Verzeichnisse zu lesen oder klicken. Im schlimmsten Fall bleiben grundlegende Anforderungen ans tägliche Doing auf der Strecke, die Arbeitsqualität leidet. Von kontinuierlicher Verbesserung ganz zu schweigen. Und: Das nächste Audit kommt bestimmt …

„Getunte Wikipedia“ bietet digitale Übersicht
Einfach, übersichtlich und zukunftssicher heißt heute digital. Die digitale Basis für ein IMS bildet heute im Idealfall die Wiki-Technologie. Warum? Weil sie einfach und funktional ist sowie keiner Profikenntnisse bedarf, um damit zu arbeiten. Auch Copiki baut darauf auf und versteht sich letztlich als getunte Wikipedia fürs Business- und System-Management – mit allen Informationen, die Organisationen und deren Mitarbeitende täglich, regelmäßig oder auch seltener nutzen (sollten). Arbeitssicherheit, Umweltmanagement, Qualitätsmanagement, Energiemanagement Datenschutz uvm. – alles handlich in einem Tool verpackt.

Intuitive Klicks zum Ziel
Informations- und Organisationssysteme müssen für Mitarbeitende handhabbar und transparent sein. Was hilft das theoretisch beste System, wenn es in der Praxis aufgrund seiner Komplexität nicht genutzt wird? Wikis vernetzen dafür Wissen, neue mit bestehenden Lösungen. Eine intuitive Bedienung á la Google erleichtert die tägliche Arbeit und Akzeptanz: Suchbegriff eingeben, ggf. Autovervollständigung nutzen und klicken. Den Rest erledigt die Technik. Und genau so suchen wir heute nach allen Informationen – warum also nicht auch nach denen, die das IMS für uns bereithält? Mitarbeitende wollen sich nicht durch irgendwelche Verzeichnisse durchklicken, sondern die Themen „googeln“: So wird das IMS selbst zum „World Wide Web“ für alle Vorgänge und Prozesse der Organisation, das wikibasierte Tool das „interne Google“.

Relevante Informationen sofort greifbar: Heimat für Information
Themenzusammenhänge erkennen statt vieler kleiner Einzelmaßnahmen, Überblick statt Überforderung, Lust statt Frust. Verlinkungen und Bezüge innerhalb der Themenfelder sowie themenübergreifend erleichtern das Erkennen von Zusammenhängen. Letztlich bleibt mit EINEM gut aufgestellten, digitalisierten System keine Anforderung auf der Strecke. Vielmehr schaffen Organisationen mit einem digitalen IMS eine Heimat für Information. Und bieten Mitarbeitenden überhaupt erst die Möglichkeit, effizient unterwegs zu sein.